Reglur um útlán úr söfnum til rannsókna eða sýninga

Lán á náttúrugripum til rannsókna eða til sýninga og fræðslu, eru afgreidd samkvæmt reglum safna- og flokkunarfræðideildar Náttúrufræðistofnunar. Reglurnar taka mið að starfsvenjum helstu náttúrugripasafna (sjá t.d: Collections Policy and Procedure í Natural History Museum í London og Loan Policy for Scientific Purposes í Naturhistoriska riksmuseet í Svíþjóð) og íslenskum lögum sem snerta safngripi (CITES-samningurinn, Safnalög nr. 141/2011 og Lög um Náttúrufræðistofnun Íslands og náttúrustofur nr. 60/1992).

I – útlán til rannsókna

1. gr.

Safngripir og sýni eru lánuð til rannsókna, en aðeins til starfsmanns í föstu starfi hjá viðurkenndri rannsóknastofnun: þessir aðilar bera sameiginlega ábyrgð á láninu. Ekki er lánað til einstaklinga utan rannsóknastofnana, nema fyrir liggi sérstakar og ríkar ástæður. Eintök eru ekki lánuð til stúdents, heldur umsjónarmanns þeirra sem getur ábyrgst lánið. Sérstakt samþykki þarf fyrir hverskyns meðhöndlun sem veldur skemmdum á lánsgripum, eins og krufningu, efnagreiningu, DNA-raðgreiningu, þunnsneiðatöku, rafeindasmásjárskoðun, o.s.frv.

2. gr.

Lán til rannsókna eru afgreidd skriflega á þar til gerðum eyðublöðum ásamt lista yfir lánseintök, þar sem ásigkomulag þeirra er metið og lánstími ákveðinn. Heimilt er að lána og senda í ábyrgðarpósti, nafneintök (týpur) lífverutegunda og önnur vísieintök („voucher specimens“), en þó skal það ávallt háð mati umsjónarmanns (sjá 3. grein). Nafneintök og önnur vísieintök eru lánuð lengst í sex mánuði, en önnur eintök í allt að eitt ár. Framlengja lánin sérstaklega, en aldrei svo oft að samfelldur lánstími vari lengur en í fimm ár.

3. gr.

Miðað er við að fjöldi eintaka í útlánum hverju sinni fari ekki yfir helminginn af safnkosti hverrar tegundar. Varast ber að senda mörg sýni í sömu sendingu. Gæta skal fyllsta öryggis í flutningi og pökkun, samkvæmt þeim skilyrðum sem sett eru í hverju tilviki. Allar skemmdir sem verða í flutningi eða hjá lánþega ber að tilkynna tafarlaust.

4. gr.

Fyrir útlánum gripa sem eru óbætanlegir, torfengnir, eða ef samanlagt verðmæti þeirra nemur umtalsverðri fjárhæð, þarf samþykki deildarstjóra SF-deildar og ábyrgðarmanns safneiningar. Stofnunin metur í hverju tilviki hvort rannsóknir á gripunum verði að fara fram á staðnum, eða hvort lánþegi þurfi að tryggja lánsgripina. Í slíkum tilvikum metur stofnunin tryggingarfjárhæðina og afrit tryggingarbréfs verður að liggja fyrir áður en gripir eru afhentir og þar til þeim hefur verið skilað.

6. gr.

Heimilt er hafna lánsbeiðnum til aðila sem eru í vanskilum og innkalla lán ef ekki er staðið við skilmála. Starfsmenn og rannsóknaverkefni sem NÍ er aðili að ganga fyrir um notkun á safnkostinum. Við slíkar aðstæður er heimilt er að fresta lánsbeiðnum allt að einu ári í senn.

II – lán til sýninga og fræðslu

1. gr.

Heimilt er að lána gripi og sýni til sýninga og fræðslu á viðurkennd söfn og til opinberra stofnana. Ekki er lánað í þessu skyni til einstaklinga, félagasamtaka eða fyrirtækja, nema sérstakar og ríkar ástæður séu til.

2. gr.

Gerður skal sérstakur samningur um lán til sýninga, þar sem tilgreint er: ábyrgðarmaður hjá viðkomandi stofnun, lánstími, flutningsmáti, tryggingar og meðferð gripa og aðstæður á sýningarstað. Ákvörðun um útlán er háð samþykki sérfræðings Safna- og flokkunarfræðideildar um að sýningarhúsnæði lántaka uppfylli kröfur um öryggisbúnað og varðveisluskilyrði gripa. Gripir eru lánaðir mest til þriggja ára. Ef lengri lánstíma óskað þarf að endurnýja samninginn en aldrei þannig að lánstíminn standi lengur en í níu ár samfellt.

3. gr.

Allur kostnaður við útlán og uppsetningu á sýningarstað skal greiddur af lánþega, svo sem kostnaður við lýsingu, ljósmyndun, afgreiðslu, pökkun og flutning, auk forvörslu ef þörf er á lánsins vegna, nema um annað sé samið.

4. gr.

Lánþega er óheimilt að ljósmynda eða gera aðrar eftirmyndir af lánsgripum í fjáröflunarskyni, nema sérstaklega sé um það samið.

5. gr.

Náttúrufræðistofnun áskilur sér rétt til að afturkalla lánsgripi ef skilmálum er ekki framfylgt, ef breytingar verða á aðstæðum lánþega, eða nauðsynlegt reynist að nota gripi í útláni á aðrar sýningar eða til rannsókna.